Logiciel de planning pour restaurant : le guide Québec

Si ton resto a un seul établissement et moins de 15 employés, tu peux faire ton horaire dans un logiciel gratuit dès ce soir. Tu paies le jour où un problème précis apparaît : le pointage, le partage des pourboires, ou un deuxième gérant qui touche à l'horaire. Et avant de comparer les fonctions, vérifie deux choses que presque personne ne vérifie : les règles de la CNESST et l'endroit où dorment les données de ton staff.

Petit détail qui en dit long. Quand tu tapes « logiciel planning restauration » dans Google au Québec, les huit premiers résultats visent le marché européen : Shyfter, Komia, Hordyplan, un article qui pousse Skello. De bons outils, bâtis pour les congés payés et le Code du travail français. Ton resto sur Masson, lui, vit sous la Loi sur les normes du travail. Ce n'est pas la même game.

Est-ce que ton petit resto a vraiment besoin d'un logiciel d'horaire?

Pas forcément. Avec six à dix personnes, trois règles bien appliquées (cross-training, quarts bien découpés, gabarit rotatif) règlent l'essentiel, et un Google Sheet fait la job. Le logiciel ne répare pas un horaire mal pensé. Il le publie juste plus vite.

Mais le Google Sheet a une date d'expiration. Tu l'as probablement atteinte si :

• tu passes plus d'une heure par semaine à gérer des échanges de quarts par texto;
• quelqu'un s'est présenté à un quart que tu avais annulé, parce qu'il regardait la vieille version du fichier;
• tu additionnes les heures à la main, à partir de feuilles de temps papier, avant chaque paie;
• toi et ton chef modifiez l'horaire chacun de votre bord, et personne ne sait laquelle est la bonne version;
• tu répartis un pot de pourboires entre la salle et la cuisine avec une calculatrice;
• tu dépasses 12 ou 15 employés, souvent au moment d'embaucher pour la terrasse.

Un seul de ces signes? Garde ton fichier. Trois ou plus? Tu paies déjà un logiciel. Juste en heures au lieu de dollars.

Pourquoi la plupart des logiciels que Google te montre ne sont pas faits pour le Québec?

Parce que « planning », c'est le mot de France. Ici, on parle d'horaire, et une recherche avec « planning » te renvoie surtout vers le marché français. Ces outils calculent des affaires qui n'existent pas chez nous et ignorent celles qui comptent ici.

Au Québec, les règles qui touchent directement ton horaire viennent de la CNESST :

Règle	Ce que ça veut dire pour ton horaire
Préavis de 5 jours	Un employé peut refuser de travailler s'il n'a pas été informé au moins 5 jours d'avance (sauf exceptions, comme des fonctions qui exigent de rester disponible)
2 heures de plus	Il peut refuser plus de 2 heures au-delà de ses heures habituelles de la journée, ou plus de 14 heures sur 24 heures
50 heures par semaine	Au-delà de 50 heures dans la semaine, il peut refuser
32 heures de repos	Il a droit à 32 heures consécutives de repos chaque semaine
Pause repas	Après 5 heures consécutives, 30 minutes, non payées si l'employé peut quitter son poste

La règle des 5 jours est celle qui pique le plus en resto. Le samedi où tu textes un serveur à 15 h pour couvrir un malade, il a le droit de dire non. Aucun logiciel ne changera ça. Par contre, un bon outil peut t'avertir quand une semaine glisse vers 50 heures, ou quand tu publies un quart trop tard. Ton Google Sheet, lui, ne te dira jamais rien.

Qu'est-ce qu'un logiciel d'horaire doit faire pour une équipe de 12?

Moins que ce qu'on essaie de te vendre. Voici comment on trierait les fonctions pour un resto de 30 à 50 places :

Fonction	Priorité	Pourquoi
Appli mobile en français pour l'équipe	Indispensable	Si ton staff ne l'ouvre pas, l'horaire retourne sur le mur de la cuisine
Échanges de quarts avec ton approbation	Indispensable	C'est ce qui tue les textos de 22 h
Disponibilités et demandes de congé	Indispensable	Tu bâtis l'horaire avec la bonne info dès le départ
Pointage sur tablette ou cellulaire	Utile si tu fais encore des feuilles de temps papier	C'est là que l'argent fuit (on y revient)
Répartition des pourboires	Utile si tu as un pot commun salle-cuisine	Moins de calculs, moins de chicanes
Lien avec ta paie	Utile si ton fournisseur de paie est pris en charge	Vérifie la liste avant de signer
Prévisions par intelligence artificielle, formation en ligne, tableaux multi-succursales	Peut attendre	Construit pour des groupes, pas pour ton équipe de 12

Notre position : pour une petite équipe, l'horaire en soi vaut rarement de l'argent. Le pointage, oui. Un horaire, tu le fais une fois par semaine. Les heures réellement travaillées, elles, s'accumulent chaque jour, et c'est là que les minutes deviennent des dollars. Si tu paies pour une seule fonction, que ce soit celle-là.

Pour les pourboires, un outil ne remplace pas une politique claire. Notre guide des pourboires pour proprios couvre les règles à fixer avant d'automatiser quoi que ce soit.

Combien coûte un logiciel de planning pour une équipe de 12?

On a pris un resto avec un établissement et 12 employés, et on a appliqué les prix publics en dollars canadiens, facturation mensuelle, avant taxes :

Option	Modèle de prix	Coût par mois pour 12 employés
Google Sheet et groupe texte	Gratuit	0 $
7shifts Comp	Gratuit, 1 établissement, 15 employés max	0 $
Agendrix Essentiel	3,25 $ par utilisateur	39,00 $
7shifts Essentials	39,99 $ par établissement, jusqu'à 30 employés	39,99 $
Square Shifts Plus	4,50 $ par membre, propriétaire inclus	58,50 $ (13 personnes)
Agendrix Essentiel avec Temps et présences	3,25 $ + 2,25 $ par utilisateur	66,00 $
7shifts Pro	79,99 $ par établissement, jusqu'à 60 employés	79,99 $

Prix relevés le 28 septembre 2026. Les éditeurs les changent souvent, alors revérifie avant de signer.

Le chiffre intéressant, ce n'est pas le prix. C'est le modèle. À 12 employés, Agendrix Essentiel et 7shifts Essentials coûtent pratiquement la même chose. À 8 employés, le prix par utilisateur gagne (26 $ contre 39,99 $). À 20 employés, c'est le forfait par établissement qui gagne (39,99 $ contre 65 $). Si ton équipe double chaque été, fais le calcul avec ton effectif de juillet, pas celui de février.

Et regarde l'horaire dans le portrait complet. Il s'ajoute à ton POS, tes réservations et ta compta, et c'est le total qui fait mal, rarement un outil tout seul.

Où dorment les données de ton staff?

C'est la question que personne ne pose en démo. Un logiciel d'horaire garde les noms, les numéros de cellulaire, les disponibilités, les heures travaillées et parfois les taux horaires de toute ton équipe. Ce sont des renseignements personnels au sens de la Loi 25.

La Commission d'accès à l'information est claire : avant de confier ces renseignements à un fournisseur situé à l'extérieur du Québec, y compris dans une autre province, tu dois faire une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et conclure une entente écrite. Et tu restes responsable de ces données, même chez le fournisseur.

Ça ne disqualifie personne. 7shifts est basé en Saskatchewan, Square est une entreprise américaine, et les deux peuvent très bien faire l'affaire. Agendrix, de Sherbrooke, affirme héberger ses données à 100 % au Canada. Dans tous les cas, pose deux questions au vendeur : où sont hébergées les données, et avez-vous un modèle d'entente conforme à la Loi 25? Une réponse floue, c'est une réponse.

Est-ce qu'un logiciel d'horaire se paie?

Fais le calcul à l'envers. Au salaire minimum de 16,60 $, une heure de trop par jour sur l'horaire, c'est 498 $ par mois (16,60 $ × 30 jours), avant les charges sociales. Cette heure-là, tu la perds sans la voir : un serveur qui punche 20 minutes après la fermeture, un chevauchement entre le quart de midi et celui du soir, une plongeuse gardée « au cas où » un mardi mort.

Maintenant, l'autre bout. La main-d'œuvre représente environ 30 % des ventes d'un resto au Québec. Pour un établissement qui fait 800 000 $ par année, ça donne 240 000 $, soit 20 000 $ par mois. Le forfait à 66 $ du tableau représente 0,3 % de ça. Il se rembourse s'il t'aide à éviter quatre heures de trop dans le mois (66 $ ÷ 16,60 $ = 3,98 heures).

Quatre heures par mois. Ça, la plupart des restos les trouvent la première semaine où ils comparent l'horaire prévu au pointage réel.

Il y a aussi le coût qu'on ne voit pas sur la facture. Un horaire chaotique fait partir du monde, et chaque départ coûte cher en recrutement et en formation. Publier tôt, avec une appli que ton équipe consulte vraiment, c'est de la rétention qui ne coûte presque rien.

Pendant que tu cherches les heures qui fuient, regarde aussi ce qui part à la poubelle. Notre calculateur de gaspillage alimentaire te donne ton chiffre en deux minutes.

Comment choisir en une semaine d'essai

Tous ces outils offrent un plan gratuit ou un essai (jusqu'à 21 jours chez Agendrix). Sers-t'en comme d'un vrai test, pas d'une visite guidée :

1. Commence gratuit. Un établissement et moins de 15 employés : 7shifts Comp. Déjà sur la caisse Square avec 5 personnes ou moins : Square Shifts Free.
2. Installe l'appli sur le cell de ton employé le moins techno. S'il se perd, arrête là. Le meilleur outil est celui que ton équipe ouvre.
3. Publie une vraie semaine, 5 jours d'avance ou plus. Pas une semaine test avec des noms fictifs.
4. Provoque un échange de quart. Demande à deux employés d'échanger un quart et regarde combien de clics ça te prend pour l'approuver.
5. Pose les deux questions. L'outil m'avertit-il des semaines de 50 heures et des horaires publiés trop tard? Où sont hébergées les données, et y a-t-il une entente Loi 25?
6. Paie seulement pour le problème que tu as nommé. Pointage, pourboires, deuxième gérant. Pas pour la liste de fonctions.

Le bon logiciel d'horaire ne se remarque pas. Ton équipe sait quand elle travaille, les échanges se font sans toi, et le dimanche soir, tu fais autre chose que l'horaire.

Sources : CNESST, droit de refus et heures supplémentaires, CNESST, présence au travail, pauses et repos hebdomadaire, Commission d'accès à l'information, 7shifts, tarifs, Agendrix, prix, Square Shifts, tarifs, Raymond Chabot Grant Thornton.

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Chez Trudy's Table, on ne fait pas d'horaires. On fait des réservations pour les restos indépendants, et on aime mieux t'aider à trouver le bon outil pour le reste que de t'en vendre une version ordinaire. Si tu veux trouver une autre fuite dans ton mois, essaie notre calculateur de gaspillage alimentaire, c'est gratuit.

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