Embaucher ton premier employé au Québec : la checklist

Tu as trouvé ton local, installé ta cuisine, obtenu tes permis. Maintenant, il faut du monde pour faire rouler le service. Et c'est là que la paperasse frappe.

Embaucher un premier employé au Québec, ce n'est pas juste « trouver quelqu'un de fiable ». C'est ouvrir trois comptes gouvernementaux, comprendre huit types de retenues, et découvrir que ton employé à 16,60 $/h te coûte en réalité près de 19,50 $ de l'heure. Personne ne t'explique ça clairement avant que tu reçoives ton premier avis de cotisation.

Ce guide te donne la séquence exacte, de la première inscription à la première paie. Pas de jargon de comptable. Les vraies étapes, les vrais coûts, dans l'ordre.

Avant d'embaucher : les trois comptes à ouvrir

Tu n'as pas le droit de verser un seul dollar de salaire sans ces trois inscriptions. Fais-les dans cet ordre :

1. Numéro d'entreprise (NE) à l'ARC. Si tu n'en as pas déjà un, c'est ta première étape. Tu as besoin d'un compte de retenues sur la paie (RP) rattaché à ton NE. L'inscription se fait en ligne sur le site de l'Agence du revenu du Canada ou par téléphone. Délai : quelques jours ouvrables.

2. Inscription à Revenu Québec. Tu dois t'inscrire au fichier des retenues à la source. C'est par là que tu vas remettre l'impôt provincial, les cotisations au RRQ et au RQAP que tu retiens sur la paie de ton employé. L'inscription se fait via Mon dossier pour les entreprises ou en remplissant le formulaire LM-1.

3. Inscription à la CNESST. Tu as 60 jours après ta première embauche pour t'inscrire, mais fais-le tout de suite. La CNESST couvre la santé et la sécurité au travail, les accidents, et c'est elle qui fixe ta prime annuelle. L'inscription se fait sur Mon espace CNESST. Tu vas devoir fournir ton code SCIAN (pour un restaurant à service complet, c'est le 7225).

Trois comptes, trois sites web, trois numéros de dossier. Note-les tous au même endroit. Ton comptable va te les demander.

Ce que tu retiens sur chaque paie

Chaque dollar de salaire que tu verses génère des retenues. Certaines viennent de la poche de ton employé (tu les retiens sur sa paie). D'autres viennent de ta poche (tu les paies en plus du salaire). Et certaines, tu les paies des deux côtés.

Retenue	Qui paie	Où ça va	Notes
Impôt fédéral	Employé	ARC	Selon les tables de retenues, le code de réclamation TD1
Impôt provincial	Employé	Revenu Québec	Selon les tables TP-1015.TI, le code de réclamation TP-1015.3
RRQ (Régime de rentes)	Les deux	Revenu Québec	L'employé et l'employeur paient chacun leur part (taux identique, environ 6,4 % en 2026 sur le salaire admissible)
RQAP (Assurance parentale)	Les deux	Revenu Québec	Employé : ~0,494 %. Employeur : ~0,692 %
Assurance-emploi (AE)	Les deux	ARC	Au Québec, le taux est réduit (le RQAP remplace une partie). L'employeur paie 1,4 fois la cotisation de l'employé
FSS (Fonds des services de santé)	Employeur seulement	Revenu Québec	Taux variable selon la masse salariale totale (de 1,65 % à 4,26 %)
CNESST	Employeur seulement	CNESST	Prime basée sur le salaire assurable. Secteur restauration : historiquement autour de 2 à 3 $ par 100 $ de masse salariale

C'est beaucoup de lignes. En pratique, un logiciel de paie calcule tout ça automatiquement. Mais tu dois comprendre ce que chaque ligne représente, parce que c'est toi qui paies la facture.

Le vrai coût de ton employé à 16,60 $/h

Voici le calcul que personne ne fait avant la première paie. Prenons un employé au salaire minimum général (16,60 $/h en mai 2026), 35 heures par semaine.

Poste	Coût estimé par heure
Salaire brut	16,60 $
RRQ (part employeur, ~6,4 %)	~1,06 $
RQAP (part employeur, ~0,692 %)	~0,11 $
AE (part employeur, ~1,4x le taux employé)	~0,36 $
FSS (~1,65 % pour petite masse salariale)	~0,27 $
CNESST (~2,50 $ / 100 $ de masse salariale)	~0,42 $
Vacances (4 %, minimum légal première année)	~0,66 $
Total employeur	~19,48 $

Ton employé à 16,60 $ te coûte presque 19,50 $ de l'heure. C'est environ 17 % de plus que le salaire affiché. Sur une année complète à 35 h/semaine, ça représente près de 5 200 $ en charges patronales au-dessus du salaire.

Et ce calcul n'inclut pas les jours fériés payés (il y en a huit au Québec), ni les journées de maladie (deux journées payées par an depuis 2025), ni la formation, ni les uniformes si tu en fournis.

Pour aller plus loin sur le coût total d'une équipe : Ce que ton équipe te coûte vraiment (au-delà des salaires).

Employé au pourboire : les règles spécifiques

En restauration, la majorité de ton équipe va recevoir des pourboires. Le Québec a un salaire au pourboire distinct : 13,35 $/h (mai 2026). Ce taux s'applique aux employés qui reçoivent habituellement des pourboires, comme les serveurs et les barmans.

Trois obligations à ne pas oublier :

Déclaration des pourboires. Ton employé doit te déclarer ses pourboires par écrit (ou par voie électronique) à chaque période de paie. Tu dois les inscrire sur son relevé de paie et calculer les retenues à la source sur le total (salaire + pourboires déclarés). Le formulaire TP-1019.4 de Revenu Québec encadre tout le processus.

Pourboires attribués. Si un employé ne te déclare pas ses pourboires, Revenu Québec peut « attribuer » un montant basé sur un pourcentage des ventes. Tu devras alors payer les cotisations d'employeur sur ce montant attribué, même si l'employé ne les a pas déclarés.

La Loi 72 (pourboires électroniques). Depuis l'entrée en vigueur de la Loi 72, les règles sur les pourboires laissés par carte ont changé. Les frais de transaction ne peuvent plus être déduits des pourboires de l'employé. Si tu utilises un terminal de paiement avec écran de pourboire, tu dois t'assurer que le montant intégral du pourboire est versé. Pour les détails sur la conformité de ton écran de pourboire : Écran de pourboire et Loi 72.

Le contrat de travail : pas obligatoire, mais fais-le quand même

Au Québec, un contrat de travail écrit n'est pas légalement requis. La relation employeur-employé existe dès qu'il y a prestation de travail contre rémunération. Mais ne pas avoir de contrat écrit, c'est s'exposer à des malentendus qui finissent en plaintes à la CNESST.

Un contrat simple pour la restauration devrait couvrir :

• le poste et les tâches principales
• le taux horaire (salaire régulier ou au pourboire)
• l'horaire habituel et la possibilité de quarts fractionnés
• la période de paie (aux deux semaines est le standard)
• la date de début et la durée (indéterminée ou déterminée)
• la politique de pourboire (partage, déclaration)
• les conditions de fin d'emploi et le préavis

Tu n'as pas besoin d'un avocat pour rédiger ça. Une page, en langage clair, signée par les deux parties. C'est un filet de sécurité à 30 minutes d'investissement.

Les normes du travail à connaître dès le jour 1

La CNESST encadre les conditions de travail au Québec. En restauration, certaines règles reviennent plus souvent que d'autres :

La règle des 3 heures. Si tu appelles un employé au travail, tu dois le payer au minimum 3 heures, même si tu le renvoies après 45 minutes parce que c'est mort. La seule exception : un cas de force majeure (verglas, panne de courant généralisée).

Les quarts fractionnés (split shifts). Si tu demandes à quelqu'un de travailler le midi et le soir avec une pause au milieu, le total de la journée ne peut pas dépasser 12 heures entre le début du premier quart et la fin du dernier. Et chaque « morceau » de quart compte dans la règle des 3 heures.

Les uniformes. Si tu exiges un uniforme spécifique (tablier avec ton logo, chemise noire précise), c'est toi qui le fournis gratuitement. Si tu demandes simplement « pantalon noir, chemise blanche », l'employé s'en occupe.

Les heures supplémentaires. Au-delà de 40 heures par semaine, tu paies à temps et demi (1,5x le taux horaire). En restauration, c'est rare pour les employés horaires, mais surveille tes cuisiniers qui enchaînent les doubles.

Les jours fériés. Huit jours fériés au Québec. Si ton employé travaille un jour férié, tu paies le salaire de la journée plus une indemnité égale à 1/20 du salaire gagné dans les quatre semaines précédentes (excluant les heures supplémentaires). Ou tu lui donnes un congé compensatoire.

Pour un portrait complet des normes en restauration : Les normes du travail en restauration que les proprios apprennent à la dure.

La checklist de ta première embauche

Voici la séquence, dans l'ordre. Coche au fur et à mesure.

Avant l'embauche :

• Ouvrir un compte de retenues sur la paie à l'ARC (numéro RP)
• S'inscrire au fichier des retenues à la source à Revenu Québec
• S'inscrire à la CNESST (dans les 60 jours, mais fais-le maintenant)
• Choisir un logiciel de paie ou un service de comptabilité
• Préparer un contrat de travail écrit

Au moment de l'embauche :

• Faire remplir le formulaire TD1 (fédéral) et TP-1015.3 (provincial) pour les retenues d'impôt
• Obtenir le NAS (numéro d'assurance sociale) de l'employé
• Signer le contrat de travail
• Expliquer la politique de déclaration des pourboires
• Fournir l'uniforme (si exigé)

À chaque paie :

• Calculer les retenues à la source (impôts, RRQ, RQAP, AE)
• Calculer et mettre de côté les cotisations employeur (RRQ, RQAP, AE, FSS, CNESST)
• Remettre un bulletin de paie détaillé à l'employé
• Inscrire les pourboires déclarés sur le bulletin de paie
• Remettre les retenues à Revenu Québec et à l'ARC selon le calendrier de versement

Chaque année :

• Produire les relevés T4 (fédéral) et RL-1 (provincial) avant fin février
• Payer la prime annuelle CNESST (ou ajuster les versements périodiques)
• Calculer et verser l'indemnité de vacances (4 % la première année, 6 % après trois ans)

Ce qui arrive si tu sautes une étape

Les conséquences ne sont pas théoriques. Elles sont concrètes et elles arrivent vite.

Pas inscrit à la CNESST et un employé se blesse ? Tu paies la prime rétroactivement, plus les frais médicaux et l'indemnité de remplacement du revenu. Sur une brûlure grave en cuisine, ça peut représenter des dizaines de milliers de dollars.

Retenues non remises à temps ? Revenu Québec et l'ARC facturent des intérêts et des pénalités. Pour les retenues en retard de plus de sept jours, la pénalité peut atteindre 10 % du montant dû. Les administrateurs de l'entreprise (toi) sont personnellement responsables des retenues non remises.

Pas de bulletins de paie ? La CNESST peut imposer une amende de 600 $ à 6 000 $ par infraction. Et si un employé dépose une plainte pour salaire impayé, tu devras prouver ce que tu as versé. Sans bulletin, tu perds.

Ces montants ne coulent pas un restaurant. Mais additionnés au stress de la première année, ils font mal. La checklist existe pour éviter exactement ça.

Le logiciel de paie : un investissement, pas une dépense

Tu peux techniquement calculer la paie à la main avec les tables de retenues de Revenu Québec et de l'ARC. Personne ne fait ça. Les taux changent chaque année, les plafonds de cotisation bougent, et une erreur de calcul sur les retenues te coûte en pénalités.

Un logiciel de paie pour un petit restaurant coûte entre 20 $ et 80 $ par mois selon le nombre d'employés. Desjardins, Wagepoint, Humi, et PaymentEvolution offrent tous des solutions adaptées aux petites entreprises québécoises. Certains comptables incluent le traitement de la paie dans leurs honoraires mensuels.

L'important, c'est que le logiciel gère les deux paliers (fédéral et provincial) et qu'il produise automatiquement les T4 et RL-1 en fin d'année. Ne choisis pas un outil américain qui ne connaît pas le RRQ et le RQAP.

La paie rejoint la caisse, les horaires et les réservations dans la pile d'outils que tu dois assembler la première année. Notre guide du tech stack d'un resto indépendant explique lesquels valent leur abonnement et lesquels peuvent attendre.

Sources : CNESST — Inscription de l'employeur, Revenu Québec — Retenues à la source, ARC — Obligations de l'employeur, CNESST — Normes du travail.

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Quand tu seras prêt à prendre des réservations, Trudy's Table est fait pour les indépendants canadiens.

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